Muistilista onnistuneen virtuaalitapahtuman suunnitteluun

Poimi vinkit onnistuneen virtuaalitapahtuman järjestämiseen

Tärkeää on suunnitella ja toteuttaa virtuaalitapahtuma sekä järjestäjän että katsojan tarpeet huomioiden – ja olla rohkea.

1. Miksi virtuaalitapahtuma järjestetään?

Mikä on se tilanne, johon virtuaalitapahtuma on vastaus? Mikä on tarina, jonka haluat kuuluville? Jos olet esimerkiksi suunnittelemassa perinteisiä pikkujouluja, mieti miten tekisit asiat toisin? Voisiko tänä vuonna henkilöstö tulla kuulluksi radiossa? Pohdi sekä sitä mitä itse haluat esittää että mitä osallistuja haluaa kuulla. Lue miten rakennat onnistuneen kick offin henkilöstölle vuonna 2021.

2. Valitse oikea formaatti

Virtuaalitapahtuma on parhaimmillaan kokonaisvaltainen ja osallistava elämys. Sitä voi verrata vaikka tv-sarjan katsomiseen. Kun formaatti on mielenkiintoinen, tv-sarjan koko tuotantokauden haluaa katsoa putkeen. Mieti, mikä formaatti sopisi sinun kohderyhmällesi. Kiinnostaako heitä esimerkiksi pelillistämisen tuoma seikkailu vai suoralinjainen malli, jossa maaliin pääsee yhdellä klikkauksella? Kun formaatti-idea alkaa hahmottua, mieti miten ympäristö tukee sitä. Onko sinulla esimerkiksi oma studio vai vuokraatko valmiin studion.

Tiesitkö, että Factor Novan Studio on nyt käytössäsi virtuaalitapahtumiisi Helsingin Ruoholahdessa.

3. Tee käsikirjoitus

Hyvä käsikirjoitus pitää tapahtuman sopivassa vauhdissa ja kokonaisuuden hienosti kasassa. Jotta virtuaalitapahtumasta saadaan vaikuttava ja moniulotteinen, käsikirjoituksessa mietitään tapahtuman flow ja juoksutus tarkkaan. Mieti esimerkiksi taukojen pituus ja tarve, eri ohjelmasisältöjen dynamiikka ja tarkka kesto.

4. Aktivoi osallistujat

Osallistaminen ja interaktiivisuus ovat virtuaalitapahtuman parasta herkkua. Mieti miten osallistat ja sitoutat osallistujia – ennen tapahtumaa, sen aikana ja jälkeen. Olisiko tarvetta ottaa osaksi tapahtumaa esimerkiksi äänestykset, chat- tai ryhmäkeskustelut? Kannattaisiko osallistujille lähettää jotain jo etukäteen?

5. Valitse esiintyjät

Loistavat esiintyjät nostattavat tapahtuman toiselle tasolle. Muista, että  virtuaaliesiintyminen on täysin eri asia kuin live-esiintyminen, sillä suora kontakti yleisöön puuttuu.

6. Mainosta tapahtumaa

Mitä enemmän markkinoit tapahtumaa, sitä suositumpi siitä tulee. Suunnittele ennakkomarkkinointi ja  jälkimarkkinointi – molempia tarvitaan. Näin teet markkinointisuunnitelman tapahtumalle!

7. Ole rohkea!

Tavanomainen ei innosta osallistujia. Muista siis olla rohkea, erottaudu kunnolla. Mieti asiaosuuden lisäksi tarinan kerrontaa ja viihteen eri keinoja osaksi virtuaalitapahtumaa.

 8. Pyydä apua

Kaipaatko apua, sparrausta tai konsultointia virtuaalitapahtumiesi tai etäkokoustesi järjestämisessä? Meiltä saat apua! Voimme hoitaa kaiken alusta loppuun tai tehdä sinulle käsikirjan, jonka avulla hoidat helposti kevyitä esim. Teams-tapahtumia entistä vaikuttavammin ja luottavaisemmin mielin. Lue virtuaalisista menestys-caseistamme ja poimi vinkkejä oivaltavien sekä inspiroivien virtuaalitapahtumien suunnitteluun.

Haluatko jutella lisää aiheesta?

Ota yhteyttä!