Yleistä
Factor Nova Oy noudattaa henkilötietojen käsittelyssä kansainvälisiä ja eurooppalaisia tietosuojaperiaatteita sekä kulloinkin sovellettavaa henkilötietoja koskevaa lainsäädäntöä EU:n yleinen tietosuoja-asetus mukaan lukien.
Rekisterinpitäjä
Factor Nova Oy
Y-tunnus (1912004-5)
Itämerenkatu 1
00180 Helsinki
FINLAND
Tietosuoja-asioista vastaava
Janne Arolinna
+358451313920
janne.arolinna@factornova.com
Rekisterin nimi ja käyttötarkoitus
Factor Nova Oy:n sähköposti-, markkinointi- ja asiakasrekisteri.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Factor Nova Oy käsittelee henkilötietoja useisiin tarkoituksiin. Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena tarkoituksena on asiakassuhteiden ylläpito ja kehittäminen, markkinointi sekä palveluiden tuottaminen ja kehittäminen asiakkaillemme. Lisäksi henkilötietoja käytetään asiakasviestintään, yhteydenottopyyntöjen käsittelyyn, sopimusten laatimiseen ja hallintaan, sopimusvelvoitteiden täyttämiseen sekä lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen.
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat rekisteröidyn antama suostumus, sopimuksen täyttäminen, lakisääteiset velvoitteet sekä Factor Nova Oy:n oikeutettu etu.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteriin tallennettavia tietoja voivat olla esimerkiksi:
● nimi
● yhteystiedot (esim. puhelinnumero, sähköposti)
● asema yrityksessä
● verkkosivun osoite ja verkkoyhteyden IP-osoite
● yrityksen nimi
● tietoja tilatuista palveluista
● laskutustiedot
● muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot
Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään pääosin verkkosivujen yhteydenottolomakkeiden, sähköpostin, puhelimen, sosiaalisen median kanavien, sopimusten laatimisen, asiakastapaamisten sekä muiden vastaavien tilanteiden kautta, joissa rekisteröity antaa tietojaan.
Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista sekä muilta yrityksiltä ja organisaatioilta.
Henkilötietojen käsittelijät ja käsittely
Henkilötietoja käsittelee ensisijaisesti Factor Nova Oy:n sekä sen valtuuttamat henkilöt. Lisäksi henkilötietoja voivat käsitellä tarvittaessa myös ulkopuoliset alihankkijat ja yhteistyökumppanit.
Palveluiden tarjoamiseen ja henkilötietojen käsittelyyn käytetään myös ulkopuolisia tietojärjestelmiä ja palveluntarjoajia. Factor Nova Oy varmistaa, että henkilötietojen käsittely tapahtuu luottamuksellisesti ja tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Henkilötietojen luovutus kolmansille
Factor Nova Oy ei luovuta henkilötietoja säännönmukaisesti kolmansille osapuolille. Henkilötietoja voidaan kuitenkin julkaista, jos siitä on nimenomaisesti sovittu rekisteröidyn kanssa.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisille viranomaisille, mikäli laki niin edellyttää tai jos Factor Nova Oy on osallisena oikeudenkäynnissä tai muussa oikeudellisessa prosessissa. Yritys- tai liiketoimintakaupan yhteydessä henkilötietoja voidaan myös luovuttaa mahdollisille osapuolille.
Kaikissa henkilötietojen luovutuksissa noudatamme aina voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Henkilötietojen luovuttaminen ETA-alueen ulkopuolelle
Henkilötietoja käsitellään ensisijaisesti Euroopan talousalueella (ETA). Mikäli tietoja käsitellään ETA-alueen ulkopuolella eikä EU-komissio ole todennut kyseisen maan tietosuojan tasoa riittäväksi, sovelletaan Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita.
Factor Nova Oy:n asiakkaat, yhteistyökumppanit tai palveluntarjoajien palvelimet saattavat sijaita myös ETA-alueen ulkopuolella. Näissä tilanteissa Factor Nova Oy varmistaa, että henkilötietojen siirto tapahtuu lainmukaisesti ja riittäviä suojatoimia noudattaen, esimerkiksi hyödyntämällä Euroopan komission mallisopimuslausekkeita.
Henkilötietojen suojaaminen ja säilyttäminen
Factor Nova Oy käsittelee henkilötietoja huolellisesti ja suojaa tiedot asianmukaisesti tietojärjestelmien avulla. Henkilötietoja säilytetään turvallisilla palvelimilla, joiden fyysinen ja digitaalinen tietoturva on varmistettu asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimin. Factor Nova Oy varmistaa, että henkilötietoja sekä niiden käsittelyyn liittyviä käyttöoikeuksia hallitaan luottamuksellisesti ja että tietoja käsittelevät ainoastaan siihen oikeutetut henkilöt.
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on välttämätöntä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi, sopimuksen täyttämiseksi tai lainsäädännön vaatimusten mukaisesti, jonka jälkeen tiedot poistetaan turvallisesti. Säilytysajat vaihtelevat käyttötarkoituksesta riippuen, ja lisätietoja säilytysajoista voi pyytää Factor Nova Oy. Factor Nova Oy pyrkii myös säännöllisesti päivittämään rekisteröityjen tietoja.
Rekisteröidyn yleiset oikeudet
Factor Nova Oy noudattaa rekisteröidyn oikeuksia tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näiden oikeuksien soveltaminen riippuu yksittäistapauksissa henkilötietojen käsittelyn tarkoituksesta ja olosuhteista.
● Oikeus saada pääsy tietoihin: oikeus saada vahvistus henkilötietojen käsittelystä sekä pääsy omiin tietoihin ja käsittelyä koskeviin tietoihin.
● Oikeus peruuttaa suostumus: oikeus peruuttaa annettu suostumus henkilötietojen käsittelyyn.
● Oikeus tietojen oikaisuun: oikeus vaatia epätarkkojen ja virheellisten henkilötietojen korjaamista tai täydentämistä.
● Oikeus tietojen poistamiseen: oikeus pyytää henkilötietojen poistamista sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.
● Oikeus rajoittaa käsittelyä: oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietosuojalainsäädännön edellyttämissä tilanteissa.
● Oikeus tietojen siirtoon: oikeus saada tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle, mikäli käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja on automaattista.
● Oikeus vastustaa käsittelyä ja automaattista päätöksentekoa: oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä perustuen Yritys X:n oikeutettuun etuun sekä olla joutumatta automaattisten päätösten kohteeksi, mukaan lukien profilointi. Rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa tietojen käsittelyä suoramarkkinointiin.
Oikeuksien toteuttaminen
Rekisteröity voi toteuttaa oikeuksiaan lähettämällä pyynnön sähköpostitse edellä mainittuun tietosuojavastaavan osoitteeseen. Factor Nova Oy vastaa pyyntöön kohtuullisen ajan kuluessa. Mikäli pyyntöön ei voida suostua, rekisteröidylle ilmoitetaan kieltäytymisestä ja sen perusteista.
Rekisteröidyllä on oikeus olla yhteydessä myös tietosuojaviranomaiseen, jos hän epäilee, että henkilötietoja on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.
Tietosuojaselosteen päivittäminen
Factor Nova Oy päivittää tätä tietosuojaselostetta tarpeen mukaan, esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteeseen säännöllisesti mahdollisten muutosten varalta.
Päivitetty 12.5.2025