Oli kyse virtuaali- tai livetapahtumasta ennakkotuotanto on merkittävässä roolissa. Parhaimmillaan kokemus on kuin seuraisi omaa suosikki tv-ohjelmaa niin, että pääsee vielä itse osaksi toteutusta! Loimme sinulle avuksi projektiaikataulun rungon.
Miten teet projektiaikataulun tapahtumalle?
Näin se tehdään: 7 askelta onnistuneeseen projektiaikatauluun!
Mitä tapahtuu ennen tapahtumaa?
1. Käynnistys
Määrittele tapahtuman laajuus ja aloita aikataulun luominen.
2. Konsepti
Ideoi tapahtumakonsepti. Suunnittele kutsuprosessi. Määrittele konseptin mukaiset visuaaliset tarpeet.
3. Suunnittele
Tee tekninen suunnitelma. Aloita 3D-suunnittelu ja pohjakuvien suunnittelu. Määrittele applikaation ja tapahtumasivuston tarpeet. Starttaa visuaalisen ilmeen suunnittelu.
4. Viimeistele
Tee taltioinnin määrittely ja suunnittelu. Viimeistele kutsuprosessi.
5. Kutsuminen
Laita kutsut liikkeelle. Vahvista tapahtumahenkilöstön ja tuotanto- ja turvallisuussuunnitelma. Hyväksy painoaineistot.
6. Muistuttaminen
Lähetä muistutuskutsut. Tee painoaineistojen tilaukset.
Mitä tapahtuu tapahtumakuukautena?
7. Toteutus ja palaute
H-hetki on tullut: tapahtuma toteutus, rakennus ja purku. Pidä palautepalaveri tapahtuman jälkeen. Lähetä osallistujille tapahtumainfo ja palautekysely.
Mitä tapahtuu tapahtumakuukautena?
Kun kuukausien työ huipentuu tapahtumaan, tarkan projektiaikataulun rooli korostuu.
Jos ennakkosuunnittelu ja -tuotanto on tehty hyvin, soljuu tapahtuma käsikirjoituksen mukaisesti ilman minkäänlaisia häiriöitä. Aikataulutuksen etuna on, ettei kiirettä synny ja virheiden mahdollisuus minimoidaan. Lopussa kiitos seisoo ja tuloksena on kokonaisvalainen, yhtenäinen ja vaikuttava tapahtuma.
Meillä on rautainen ammattitaito onnistuneiden tapahtumien ja projektiaikataulujen tekemisessä. Kerro toiveesi, annamme tarjouksen!
Haluatko jutella lisää aiheesta?
Ota yhteyttä!