Projektijohtaminen tapahtumissa

Miten teet projektiaikataulun tapahtumalle?

triangle-image
Oli kyse virtuaali- tai livetapahtumasta ennakkotuotanto on merkittävässä roolissa. Parhaimmillaan kokemus on kuin seuraisi omaa suosikki tv-ohjelmaa niin, että pääsee vielä itse osaksi toteutusta! Loimme sinulle avuksi projektiaikataulun rungon.
1.9.2020

Näin se tehdään: 7 askelta onnistuneeseen projektiaikatauluun!

Mitä tapahtuu 6 kk ennen tapahtumaa?

1. Käynnistys

Määrittele tapahtuman laajuus ja aloita aikataulun luominen.

Mitä tapahtuu 5 kk ennen tapahtumaa?

2. Konsepti

Ideoi tapahtumakonsepti. Suunnittele kutsuprosessi. Määrittele konseptin mukaiset visuaaliset tarpeet.

Mitä tapahtuu 4 kk ennen tapahtumaa?

3. Suunnittele

Tee tekninen suunnitelma. Aloita 3D-suunnittelu ja pohjakuvien suunnittelu. Määrittele applikaation ja tapahtumasivuston tarpeet. Starttaa visuaalisen ilmeen suunnittelu.

Mitä tapahtuu 3 kk ennen tapahtumaa?

4. Viimeistele

Tee taltioinnin määrittely ja suunnittelu. Viimeistele kutsuprosessi.

Mitä tapahtuu 2 kk ennen tapahtumaa?

5. Kutsuminen

Laita kutsut liikkeelle. Vahvista tapahtumahenkilöstön ja tuotanto- ja turvallisuussuunnitelma. Hyväksy painoaineistot.

Mitä tapahtuu 1 kk ennen tapahtumaa?

6. Muistuttaminen

Lähetä muistutuskutsut. Tee painoaineistojen tilaukset.

Mitä tapahtuu tapahtumakuukautena?

7. Toteutus ja palaute

H-hetki on tullut: tapahtuma toteutus, rakennus ja purku. Pidä palautepalaveri tapahtuman jälkeen. Lähetä osallistujille tapahtumainfo ja palautekysely.

Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty – tämä pätee niin virtuaali- kuin livetapahtumissa.

Kun kuukausien työ huipentuu tapahtumaan, tarkan projektiaikataulun rooli korostuu.

Jos ennakkosuunnittelu ja -tuotanto on tehty hyvin, soljuu tapahtuma käsikirjoituksen mukaisesti ilman minkäänlaisia häiriöitä. Aikataulutuksen etuna on, ettei kiirettä synny ja virheiden mahdollisuus minimoidaan. Lopussa kiitos seisoo ja tuloksena on kokonaisvalainen, yhtenäinen ja vaikuttava tapahtuma.

Meillä on rautainen ammattitaito onnistuneiden tapahtumien ja projektiaikataulujen tekemisessä. Kerro toiveesi, annamme tarjouksen!

Haluatko jutella lisää aiheesta? 

Ota yhteyttä!

Pauliina Kuokka
Account Director, Team Leader Sales
+358 (0)400 70 8787
pauliina.kuokka@factornova.fi