Kesää ja kestävää kasvua kaikille | Factor Nova

Kesää ja kestävää kasvua kaikille

WCEF 2017
kesäkuu 20, 2017

Kesä on kivaa aikaa. Voi vaihtaa farkut verkkarihousuun ja käydä ahon laitaa ilman paitaa. Mutta kuinka pitkään näin on? Jotta kesät säilyvät jatkossakin vuosikalenterimme kohokohtina, tai kesiä ylipäänsä vielä kymmenienkin vuosien päästä tulee, on yhteiskunnan kaikilla tasoillaan muutettava ajatteluaan ja toimintatapojaan. Me tapahtumien parissa työskentelevät emme tee poikkeusta.

 

Tapahtumat ja ihmisten väliset kohtaamiset ovat tehokkain vaikuttamisen väline. Tulevaisuudessa ne saavat yhä suuremman merkityksen organisaatioiden markkinointiviestinnässä.  Huolettomasti tai jopa huolimattomasti suunniteltuna ja toteutettuna ne ovat kuitenkin monella tapaa ympäristöä kuormittavia ja resursseiltaan raskaita.

 

Jatkossa tapahtumien vaikutuksen tulee rakentua muille tehokeinoille kuin materiaalilla mässäilylle. Sisältöön panostaminen, uudet oivaltavat tavat hyödyntää olemassa olevaa, teknologia ja digitaaliset työvälineet sekä aitous ja oikeanlainen vähäeleisyys vaikuttavuudesta tinkimättä ovat tapahtuman trendejä. Näiden päälle rakentuu entistä kestävämpiä ja vaikuttavampia tapahtumia sekä myös uutta kasvua ja liiketoimintaa tapahtumien sisälle.

Mistä sitten aloittaa? Muutos kestävämpiin tapahtumiin ei tarkoita kaiken nykyisen muuttamista tai korkeampaa matematiikkaa. On kyse uudesta tavasta ajatella sekä käytännön toimista, joihin jokainen päättäjä ja tapahtuman suunnittelija kykenevät.

Kolme askelta, joista voi hyvin aloittaa ovat:

  1. Resurssiviisaus toteutuksessa. Tarvitaanko aina metritolkulla messumattoa tai tuhat teippilogoa? Tuovatko nämä kertakäyttöiset elementit todellista lisäarvoa ja kasvattavatko siten tapahtuman vaikuttavuutta? Väitän että eivät. Entä onko osallistujan kokemus epäonnistunut, jos hän rekisteröityy tapahtumaan vuokratiskillä, varta vasten tapahtumaan valmistetun sijaan? Tapahtuma on kokonaisvaltainen kokemus, joka syntyy osin myös visuaalisesta vaikuttavuudesta. Tapahtumatilan ja rakenteiden täytyy tukea tapahtuman onnistunutta toteutusta ja olla järjestävän tahon brändin sekä tapahtuman ydinviestien mukaisia. Näistä ei ole syytä, eikä tarvettakaan tinkiä. Tapoja päästä samaan tulokseen on kuitenkin monia. Määrä ja mässäily eivät aina tarkoita parempia tuloksia. Montako ristiä on kirkon katolla?

 

  1. Konseptointi ja elementtien monikäyttöisyys. Oletko koskaan lukenut messuvieraan palautetta, missä kokemus näytteilleasettajan tuotteista ja palveluista oli epäonnistunut, koska hän joutui nojailemaan samaan tyylikkääseen tiskirakenteeseen kuin edellisen vuoden tapahtumassa? Päinvastoin. On selkeää mitattua etua siitä, että vieras kohtaa näytteilleasettajan brändin yhtenevänä erilaisissa tapahtumissa ja yhteyksissä pidemmällä aikajaksolla. Samalla tapahtumakohtaisten viestien välittäminen ja sisällön suunnitteluun keskittyminen helpottuu, kun perusinfra on jo olemassa. Tyylikkäästi brändiä tukevien, konseptoitujen ja eri käyttötarkoituksiin skaalautuvien ratkaisujen käyttö säästää myös kustannuksia vähintään 25 % jo toisen toteutetun tapahtuman kohdalla. Ja prosentit sen kuin kasvavat käyttökohteiden lisääntyessä.

 

  1. Digitaalisten työkalujen hyödyntämien. Paperiton toimisto on jo vakiintunut käsite. Entä paperiton tapahtuma? Kutsut, kartat, esitteet, käsiohjelmat ja kymmenet muut materiaalit ovat usein tärkeä osa tapahtumaa. Tämän kaiken voi kuitenkin tuhansien tulosteiden sijaan toteuttaa diginä. Tapahtumien mobiilikäyttöliittymät ja applikaatiot pystyvät kustannustehokkaasti korvaamaan kaiken tämän ja lisäksi ne mahdollistavat osallistujan tapahtumakokemuksen parantamiseen, osallistamisen ja engagementin. Eikä kyse todellakaan enää ole kymmenien tuhansien eurojen investoinneista tai pitkästä ja aikaa vievästä kehitystyöstä. Tarvitaan vain hieman rohkeutta ja muutama tunti työtä, mutta pienellä viitseliäisyydellä on usein iso vaikutus. Jos konkreettia kiinnostaa, niin käy lataamassa kesäkuun alussa tuottamamme tapahtuman ilmainen WCEF2017 applikaatio AppStoresta, GooglePlaysta tai Windows Storesta ja tutustu yhteen esimerkkiin tapahtumamateriaalien viemisestä digiin.

 

Näistä kolmesta on hyvä aloittaa, mutta näihin ei kuitenkaan kannata pysähtyä. Tapahtumien tuotannossa on monta muutakin uudelleen ajateltavaa aluetta, monta tietä kestävämpään menestykseen. Mieleen nousevat helposti esim. tapahtuman tarjoilujen toteuttaminen ja logistiikka sekä monet muut asiat, joilla tapahtumista voidaan tehdä kestävämpiä vaikuttavuudesta tinkimättä. Tärkeintä ei olekaan mistä aloittaa, vaan se, että aloittaa.

Ja kuten telkkarissa todetaan: eikä siinä vielä kaikki. Uudet tavat eivät pelkästään säästä olemassa olevaa, vaan luovat uutta liiketoimintaa ja lisää rahaa. Kestävää kasvua syntyy, kun tapahtumien tarpeita uskalletaan ajatella uudella tavalla.

Toteutimme kesäkuun alussa WCEF-tapahtuman, missä uusi ajattelu oli keskiössä. Kaikki tapahtuman elementit toteutettiin kiertotalouden periaatteita tukien ja tapahtumatuotannon jätekuorma saatiin puristettua muutamiin satoihin grammoihin normaalien kymmenien kilojen sijaan. Pienenä esimerkkinä tästä mainittakoon tapahtuman vihersomistus, joka toteutettiin vuokraamalla Helsingin Kaupungin puutarhalta kahdeksi päiväksi 120 kasvia, jotka tapahtuman jälkeen menivät normaalisti istutettaviksi Helsingin puistoihin, virkistämään kaupunkikuvaa.  Niin, nämä kasvit olisivat menneet puistoihin joka tapauksessa, mutta tässä mallissa niistä syntyi Kaupungille vuokratuottoja pelkkien kulujen sijaan, kun kasvit koukkasivat matkalla multaan Finlandia-talon kautta, toimien samalla piristävänä elementtinä tapahtuman somistuksessa. Muita tunnelmia WCEF-tapahtumasta voit kurkistaa koostevideon muodossa tästä 

Mitä, jos tulevaisuuden tapahtumat rakentuisivat, vaikuttavasta sisällöstä tinkimättä, entistä enemmän uudenlaiselle kiertotalousajattelulle niin pienissä kuin isoissakin tapahtumaelementeissä? Tämä viestii vahvasti myös järjestävän organisaation arvoista ja siten rakentaa osaltaan järjestäjän brändiä edelläkävijänä.

Hyvää kesää. Huominen tehdään tänään.

Mikko Noronen

Mikko Noronen

Kirjoittaja on Factor Novan toimitusjohtaja.

Email